Как регулируется переход на дистанционный режим работы в Республике?

На территории Донецкой Народной Республики в связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции, вызванной 2019-nCoV продолжает действовать режим повышенной готовности, введенный Указом Главы Донецкой Народной Республики от 14 марта 2020 года № 57 (с изменениями и дополнениями).

В соответствии с Указом № 57 работодателям Республики – государственным органам, местным администрациям, предприятиям, учреждениям и организациям всех форм собственности, физическим лицам-предпринимателям рекомендовано осуществить перевод максимально возможного количества работников на дистанционный режим работы.

В связи с тем, что действующим на территории Донецкой Народной Республики трудовым законодательством механизм перевода работников на дистанционный режим работы не урегулирован, Указом Главы Донецкой Народной Республики от 14 апреля 2020 г. № 84 (далее – Указ № 84) утвержден Порядок организации дистанционного режима исполнения работниками трудовых обязанностей на период действия на территории Донецкой Народной Республики режима повышенной готовности.

Обращаем внимание работодателей Республики на основные моменты организации дистанционного режима работы.

В целях предупреждения массового распространения коронавирусной инфекции, при наличии такой возможности и с учетом необходимости обеспечения бесперебойного функционирования предприятия работодатель должен издать локальный организационно-распорядительный акт (приказ/распоряжение) (далее – приказ), которым определить:

• категории работников, которые будут выполнять трудовые обязанности в дистанционном режиме;
• способы информационного обмена, посредством которых будет осуществляться взаимодействие между работником и работодателем;
• порядок осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением трудовых обязанностей, обеспечив требования по защите служебной информации и персональных данных;
• порядок осуществления трудовых обязанностей в дистанционном режиме;
• порядок контроля выполнения трудовых обязанностей в дистанционном режиме;
• порядок учета рабочего времени, оплаты труда и другие особенности выполнения трудовых обязанностей в дистанционном режиме работы;
• другие условия организации дистанционного режима с учетом работы предприятия.

Образцы (примеры) документов, которые могут быть использованы работодателями полностью или частично при организации работы в дистанционном режиме, исходя из особенностей организации трудового процесса на предприятии, размещены ниже.

Работодатель вправе выделить лишь те подразделения, отделы, и должности, замещаемые работниками, которые могут выполнять трудовые обязанности дистанционно, и четко в приказе определить категории работников (конкретных работников), на которых он будет распространяться. Также следует указать добровольный характер перехода на дистанционную работу.

Работать дистанционно без ущерба для производственного процесса могут многие специалисты – например, менеджеры по продажам, операторы кол-центров, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители других профессий, для выполнения трудовых обязанностей которых достаточно иметь дома компьютер с выходом в сеть интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и т. д.).

Затем работодатель должен письменно предложить каждому работнику, вошедшему в перечень категорий работников, которые будут выполнять трудовые обязанности в дистанционном режиме, перейти на дистанционный режим работы.

Получив письменное согласие работника на работу в дистанционном режиме (в виде заявления), работодатель издает приказ о работе конкретных работников временно, на период действия режима повышенной готовности (указав таких работников, в зависимости от трудовых обязанностей, списком либо в отношении каждого работника отдельно), в таком режиме и ознакамливает их с приказом под подпись. Подпись работника в приказе (листе ознакомления к приказу) также будет свидетельствовать о согласии работника на работу в дистанционном режиме.

Порядок организации работы в дистанционном режиме подразумевает определение для дистанционных работников графика работы в дистанционном режиме, способы обмена информацией о производственных заданиях, поручениях и их выполнении посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе по каналам сети «Интернет» или в иной способ, определенный между работодателем и работником, при необходимости, возможность использования ресурсов работодателя на дому.

Переход на работу в дистанционном режиме должен проходить с учетом производственного потенциала работодателя и технической оснащенности рабочего места работников на дому. При этом может возникнуть необходимость предоставления работнику для работы оргтехники или компенсации его затрат на средства связи, оплату интернета, телефона и пр., на канцелярские, почтовые и другие расходы работника, связанные с выполнением трудовых обязанностей в дистанционном режиме.

Кроме того, в соответствии с установленным на предприятии порядком, работодатель должен обеспечивать систематическое предоставление дистанционным работникам необходимых для выполнения трудовых обязанностей поручений, заданий и регулярно (например, ежедневно) осуществлять контроль их выполнения, проверку соблюдения установленного графика работы (труда и отдыха), трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором.

В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения, другую информацию с проставлением своей подписи под ней, либо работодателю необходимо направить работнику задание, поручение, другой документ с проставлением своей подписи под ним, такая информация/поручение на бумажном носителе, оформленные надлежащим образом направляются сторонами трудового договора по почте заказным письмом с уведомлением.

На работников, которые будут осуществлять трудовую деятельность дистанционно, распространяются все права и гарантии, предусмотренные действующим трудовым законодательством и заключенными коллективными договорами.

Переход работников на дистанционный режим работы не является основанием для изменения на предприятии условий оплаты труда, порядка начисления заработной платы, ее размера и сроков выплаты, так как в данном случае происходит только изменение места выполнения работниками трудовых обязанностей. Принцип оплаты труда при этом останется неизменным. Работодатель в период действия на территории Донецкой Народной Республики режима повышенной готовности должен обеспечивать таким работникам своевременную оплату труда.

Режим работы дистанционного работника должен соответствовать действующему на предприятии графику работы. При расчете норм продолжительности рабочего времени для таких работников следует учитывать, что нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

В условиях введения дистанционного режима работы, в соответствии с установленным на предприятии порядком осуществления контроля выполнения работниками трудовых обязанностей в дистанционном режиме, работники, например, в телефонном режиме, посредством электронной почты или другим определенным работодателем и работником способом, информируют непосредственного руководителя о выполненной работе и использовании своего рабочего времени за день, фиксируют и направляют в электронном виде соответствующие отчеты/информацию.

Такие отчеты должны отражать количество выполненной работы за единицу времени и мотивировать работников к соблюдению исполнительской дисциплины. Предоставленные отчеты учитываются при заполнении табеля учета рабочего времени.

Учет рабочего времени ведется в табеле (унифицированная форма № Т-5 «Табель учета рабочего времени» утверждена Приказом Главного управления статистики Донецкой Народной Республики от 01 декабря 2016 г. № 143).

Заполнение табеля учета рабочего времени работников, выполняющих трудовые обязанности в дистанционном режиме работы, не имеет особенностей и заполняется на общих основаниях, согласно действующему законодательству.

В табель рабочего времени ежедневно вносятся сведения об отработанном времени работников (в часах, минутах), согласно утвержденным графикам работы по предприятию (пятидневная, шестидневная рабочая неделя или график сменности).

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель проводит внеплановый инструктаж по соблюдению требований охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем для работы в условиях дистанционного режима выполнения трудовых обязанностей.

Перед тем как работники перейдут на дистанционный режим работы, с ними проводится внеплановый инструктаж. Внеплановый инструктаж проводится непосредственным руководителем на рабочем месте – индивидуально с каждым отдельным работником или с группой работников, которые выполняют однотипные работы, в объеме и по содержанию перечня вопросов, указанных в инструкциях по охране труда, разработанных в соответствии с Порядком разработки и принятия инструкций по охране труда, утвержденным Приказом Государственного Комитета горного и технического надзора ДНР № 527 от 23 декабря 2015 г.

О проведении внепланового инструктажа и о допуске к работе производится соответствующая запись в журнале регистрации инструктажей по вопросам охраны труда.

Также обращаем внимание работодателей, что согласно Указу № 84 введение дистанционного режима на период действия режима повышенной готовности в связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции 2019-nCoV (COVID-2019) не является существенным изменением условий трудового договора.

Образец приказа об организации работы в дистанционном режиме
Образец заявления
Образец приказа о переходе на дистанционный режим работы

Источник: Министерство труда и социальной политики ДНР