Вопрос: Наш руководитель дает устное распоряжение на приобретение чая и кофе для сотрудников в пределах 2 000 рос. руб. в месяц. Нужно ли издавать приказ, иные распорядительные документы?
Любые распоряжения руководителя целесообразно оформлять документально с помощью приказа. Не исключением будет и ваша ситуация. В приказе необходимо определить цель приобретения кофе и чая, лимит, в пределах которого будет осуществляться такое приобретение, и лиц, ответственных за осуществление расходов.
Оформив данное распоряжение письменно, вы не получите право на валовые расходы (так как данные расходы не связаны с ведением хозяйственной деятельности в соответствии с пп. 72.3.1 п. 72.3 ст. 2 Закона «О налоговой системе»), однако документально закрепите факт того, что продукты приобретаются для потребления всеми работниками, а, возможно, и клиентами предприятия. Подобные приобретения невозможно персонифицировать, поскольку продукты передаются коллективу в целом, а не каждому конкретному работнику. Следовательно, невозможно определить количество полученных каждым работником продуктов, а тем самым, определить стоимостную оценку дохода каждого из работников. Поэтому данное приобретение не будет рассматриваться как объект обложения подоходным налогом, а его документальное оформление позволит избежать лишних вопросов при проверке.
Источник: журнал «Налоговый Советник»
