В каких случаях работодатель должен возместить расходы работника?

• расходы при направлении работника в служебную командировку (ст. 168 Трудового кодекса РФ);
• расходы, связанные с переездом на работу в другую местность (ст. 169 Трудового кодекса РФ);
• расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ) ;
• расходы при использовании личного имущества работника (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

1. Возмещение расходов, связанных с направлением работника в служебную командировку

Запрещено направлять в командировку беременных женщин, а также работников в возрасте до 18 лет (ч. 1 ст. 259, ст. 268 ТК РФ) и некоторые другие категории работников.

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется сохранение места работы и среднего заработка.

Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой.

Не является командировкой работа, которая в соответствии с условиями трудового договора осуществляется в пути или имеет разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях.

Виды расходов, подлежащих возмещению:

• расходы по проезду;

Указанные расходы включают в себя оплату проезда транспортом общего пользования; оплату услуг по оформлению проездных документов; оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Работодатель обязан выплатить работнику суточные за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, все дни, проведенные в пути (с учётом вынужденной остановки), а также период нетрудоспособности.

• иные расходы.

К иным расходам относится оплата услуг связи, получения заграничного паспорта, оформления визы и т.п.

Иные расходы, произведенные работником, подлежат возмещению в случае если они произведены с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

При заключении трудового договора работник должен быть ознакомлен с данным документом.

2. Возмещение расходов, связанных с переездом работника в другую местность

Работник вправе требовать от работодателя возмещения расходов, связанные с переездом в другую местность в случае, если переезд производится по предварительной договоренности между работником и работодателем.

Возмещению подлежат следующие расходы:

• расходы по переезду работника,
• расходы по переезду членов семьи работника
• расходы по провозу имущества

Возмещение расходов не переезду не производится, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения.

• расходы по обустройству на новом месте жительства.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Возможно определение порядка и размера возмещения расходов соглашением сторон трудового договора.

При переезде в другую местность работника, заключившего трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондов, федеральных государственных учреждений работнику возмещаются расходы в порядке и размере, установленном постановлением Правительства РФ от 11.08.2007 № 514.

Согласно постановления,  работник обязан полностью вернуть средства, полученные в связи с переездом на работу в другую местность, если он не явился на работу или отказался приступить к работе без уважительной причины, а также, если он до окончания срока работы, установленного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока — до истечения одного года работы уволился по собственному желанию или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством РФ явились основанием прекращения трудового договора.

Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных расходов по его переезду и переезду членов его семьи, а также по провозу имущества.

При переезде в другую местность работника, заключившего трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, государственных учреждений субъектов Российской Федерации, работников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений, работнику возмещаются расходы в порядке и размере, установленном нормативным правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской  Федерации или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

3. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых носит разъездной характер, экспедиционный характер, протекает в пути или в полевых условиях

Работа в пути или работа, имеющая разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях выполняется работником на постоянной основе по месту своей основной работы на всём протяжении трудового договора с подчинением правилам внутреннего распорядка работодателя, этот договор подписавшего. В этом её отличие от командировки, при которой работник в течение определённого срока разово выполняет свою трудовую функцию вне места своей постоянной работы с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, с которым он в трудовых отношениях не состоит.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать следующие расходы:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы.

Иные расходы, произведенные работником, подлежат возмещению в случае если они произведены с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором, локальным нормативным актом работодателя, соглашениями, а также трудовым договором.

Работодатель обязан определить перечень работ, профессий, должностей работников, работа которых носит разъездной характер, протекает в пути,  или в полевых условиях, носит экспедиционный характер.

В отсутствие такого перечня трудовые отношения, связанные со служебными перемещениями работников, регулируются законодательством о командировках.

4. Возмещение расходов, связанных с использованием работником личного имущества

Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер компенсации и возмещения определяется соглашением сторон.

Возмещение расходов производится при наличии следующих условий:

• имущество работника используется  с согласия или ведома работодателя
• имущество работника используется в интересах работодателя.

Вид имущества, который может использоваться работником при исполнении трудовых обязанностей:

• инструмент
• личный транспорт
• оборудование
• другие технические средства и материалы.

Например, надомнику может быть частично компенсирована оплата коммунальных услуг, а также услуг телефонной связи и т.п.

 Работник вправе требовать компенсации:

• за использование личного имущества работника (износ/амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов).
• расходов, связанных с использованием личного имущества работника (ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов).

Размер возмещения расходов должен быть определен соглашением сторон трудового договора. Обязательна письменная форма соглашения.

Источник: Онлайнинспкция.рф