Как управлять временем — основы тайм-менеджмента

«Истинно велик тот человек, который овладел своим временем» Гесиод, 700 г. до н.э.

Республиканский центр повышения квалификации для госслужащих ДНР проводит курсы по саморазвитию и формированию лидерских качеств. Редакция нашего сайта побывала на одной из лекций, посвященной управлению временем. Эта лекция проходит в формате игрового интерактивного тренинга, что позволяет не только прослушать материал, но и попробовать применить новые знания на практике в рамках игры.

Мы хотим поделиться с читателями сайта полученными знаниями, которые позволят вам научиться управлять временем и добиваться успеха в делах.

Золотые правила тайм- менеджмента 

1.Сделайте свое рабочее место удобным и практичным, следите за порядком на нем

Обратите внимание на правильную высоту стула, на позу, в которой вы сидите за столом, на освещение и расстояние между экраном монитора и вашими глазами. Правильное освещение, удобный стул и благоприятная температура помещения способствуют концентрации и повышают трудоспособность. Вам, в первую очередь, должно быть комфортно. Здесь у каждого свое понимание комфорта – кому-то нужно иметь всё необходимое для работы на виду, а кто-то предпочтет стол с множеством ящиков и полочек, в которых будет виртуозно ориентироваться. Поймите, что нужно именно вам.

2.  Начинайте работу в одно и то же время 

Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил. Планирование – каждый день и час. Поначалу это может показаться просто  неосуществимо или элементарно скучно. Если  вы до этого никогда в своей жизни не составляли  планов, а с расписанием  в последний раз имели дело  только в школе, то  вам  действительно придется в первые дни  туго. Запаситесь  терпением.

3.  Концентрируйтесь на заданиях с самым высоким приоритетом

Чтобы рационально использовать свои силы, следует в плане на рабочий день сразу же определять приоритеты и задачи наивысшей сложности:

• Какие задачи самые важные?
• Какие задачи требуют повышенной концентрации?
• Какие задачи можно отнести к повседневной рутине?

    Чтобы определить приоритеты своих дел воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра.

Смысл  этой матрицы заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов.

 

 

 

4.  Не распыляйтесь: в каждый момент занимайтесь только одним делом

• Если Вы располагаете задачи по приоритетам должным образом, то нет необходимости делать много дел одновременно. Это признак «расползания задач».
• Избегайте скачков в работе. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

5.  Планируйте не более двух третьих дня

«Тот, кто не может располагать двумя третями дня лично для себя, тот должен быть назван рабом» Ф.Ницше

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют составлять план лишь на определенную часть своего рабочего времени, например на 60%; примерно 20% можно отложить на случай непредвиденной активности и 20% — на так называемое личное время (управленческая деятельность, творчество).

6. Сокращайте объем помех

Безжалостная статистика гласит: если вы работаете в офисе, вас отрывают от дела в среднем раз в 8 мин. Исходя из этого, только в дыру мелких отвлечений утекает до двух часов в день – 12% вашего капитала. Очень важно регулировать этот процесс. В конце рабочего дня следует проанализировать, какие задачи не были выполнены, обнаружить и устранить «поглотителей» времени.

«Поглотители времени»

— Нечеткая постановка цели.
— Отсутствие приоритета в делах.
— Попытка слишком много сделать за один раз.
— Отрывающие от дел телефонные звонки.
— Незапланированные посетители.
— Неспособность сказать «нет».
— Неполная, запоздалая информация.
— Отсутствие самодисциплины.
— Отвлекающая обстановка.
— Затяжные совещания.
— Излишняя коммуникабельность.
— Длительные ожидания.
— Слишком редкое делегирование.
— Недостаточный контроль за перепорученным.

7. Завершайте начатое дело.  Делайте все «на раз»

• Задавайте себе твердую установку доводить каждое начатое дело конца.
• Если завершить начатое дело не удается, то внесите его в список дел на следующий день (неделю), чтобы автоматически учесть при выработке плана на следующий день (неделю).
• Все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня.
• Читайте письма, отчеты, прочие документы только раз, действуйте и отвечайте сразу. Если требуется поразмыслить, набросайте идеи и сделайте, хоть что-нибудь, для продвижения дела.
• Менее важный материал читайте в перерывах или в пути.

8. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте блоками

Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут). Например, все звонки, которые Вам нужно сделать, группируйте в «телефонный блок», письма — в блок «переписка» и т.д.

Если задача очень масштабна и продвижение на пути к ней сложно отслеживать — делите ее на части «удобоваримого» размера и решайте по частям: «Ешьте слона по кусочкам».  Продумайте, как вы можете вознаградить себя на различных этапах работы.

9.  Избегайте переутомления, своевременно делая паузы

Давайте возможность своему мозгу отдыхать. Если стремиться жить в таком режиме, чтобы «включать мозги», едва открыв поутру глаза, а «выключать» перед сном, переутомление неизбежно. Секрет постоянной высокой работоспособности состоит в следующем: отдыхать необходимо до того, как Вы действительно устанете.

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя)

Резервируйте ежедневно один час времени, в течение которого вам никто не сможет помешать. Отгородите себя на это время от внешнего мира. Используйте закрытый час для размышлений, для собственного обучения и получения новой информации, для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11.  Учитесь не только эффективно работать, но и эффективно отдыхать

Прогулки на свежем воздухе – это отличная возможность обогатить свой организм кислородом, размять ноги, а в дороге обдумать идею или предложение своего коллеги. Если нет возможности пойти в парк, то можно заменить поездку на транспорте прогулкой пешком. Важно понимать, что хороший отдых – это заряд энергии на отличную работу. И важно чаще продумывать, откуда подзарядиться. Это может быть позитивная ритмичная музыка, игра в теннис или бильярд, или просто удобная поза в кресле с закрытыми глазами. Отталкивайтесь от основной сферы деятельности, и поймите, что может доставить удовольствие.

12.  Не уходите с работы, пока не спланируете свой завтрашний день

• Составляйте планы завтрашнего дня перед тем, как ехать домой.
• Записывайте в плане результаты, а не действия. Например, не «позвонить N», а «согласовать с N условия договора”.
• Задавайте временные сроки для каждого дела.
• Расписывайте планы на день по часам. Если вы точно установите время, в которое вам нужно быть в одном месте, вы не сможете заняться чем-то другим тогда, когда нужно будет ехать на уже назначенную встречу.
• Чтобы планы не срывались, их нужно согласовывать с другими (начальником, подчиненными, коллегами, партнерами).

13.  Не злоупотребляйте работой в ущерб ночному отдыху 

Нормальный сон должен продолжаться не менее 7-8 часов.

— Во сне организм отдыхает, восстанавливаются силы, снимается напряжение;

— мозг «перерабатывает» всю информацию прошедшего дня, именно во сне происходит запоминание изучаемого материала;

— в этом состоянии идут процессы исцеления организма от вирусных и простудных заболеваний, укрепляется иммунитет;

-происходит адаптация человека к смене дня и ночи.

Ученые полагают, что потребность в состоянии сна связана с тем, что в это время клетки мозга оказываются как бы отключенными от периферических раздражений, благодаря чему становится возможной переработка информации, которая поступила в мозг в период бодрствования. Новая информация требует осмысливания, доработки или переработки существующих представлений. В такой переработанной и упорядоченной форме осуществляется фиксация и хранение новой информации в долговременной памяти мозга.

Мы надеемся, что для себя вы найдете полезную информацию, повысите свою эффективность и добьетесь успехов на работе!